2015年3月22日日曜日

メールの返信

メールの返信にかかる時間って個人差がかなり大きいですね.

私自身は,例外も多々ありますが,
メールの返信はなるべく早くするよう心がけています.

早い返信のメリットは色々あって
1)文章が少なめでも,許される.
すぐに返信きて,「了解!」とか「OK!」であっても,
内容を,スピードが補ってくれます.
すぐ返信がくるとわりと嬉しいものですから.

逆に,数日経ってしまうと
どうしても,返事の文章が長くなりがち.
メール打つのにあれこれ考える必要があるので,時間がかかります.

2)相手の時間を大切にできる
「この日に,ミーティングをしようと思いますがどうでしょう?」
という内容のメールがきたら,
返事は,
「OK」か「無理」のどちらかしかないですね.

早く返信を出してあげると,相手が
スケジュール調整に悩む時間を少なくできます.

さらに,OKという返事を早くだすと,
・その日にミーティングが決まる確率があがる.(自分の都合の良い日になる)
でも,返信が遅くなると,他の誰かが,
「別の日にしませんか?」と提案したりして,
せっかくOKだったのに...となることも

3)後からキャンセルすることになっても,なんとかなる?!
結婚式のお誘いって,だいたい,
「まだそんなに先の予定決まってないよ.」
って,事が多いです.
でも,手紙がきた時点で,予定が無い(またはずらせる場合)
とりあえず,すぐに
「参加します!」と返事しておきます.

そのあと,仮に,どうしても参加できない事情になって,
「ごめん,参加したかったんだけど,難しくなった」
といった時に,相手には,初回返事のスピードで,
参加の熱意が伝わっているので,マイナスダメージが少なくなります.

でも,もし,返事を出すのがかなり遅くなった挙句に,
直前に断ることになったら,
マイナス印象の上にマイナス印象が上乗せに.

メールの返信を早くするのは,
メールを出す側
受け取る側
双方にメリットが多いのです.