2013年1月1日火曜日

はじめて国際学会に参加するドクターのための資料

突然ではありますが,今回のテーマは,ずばり.
「はじめて国際学会に参加するドクターのための資料」

まず,どんな学会があるのか?
これは,過去に国際学会に参加された先輩方に聞いてみましょう.
採択率についても,出せば全て採択される学会もあれば,
採択率2割以下
みたいな学会まで様々.

一流の国際学会は,てっぱんネタでも落ちる事があるので,
どんどん演題をだしてみましょう.

毎年開催されている学会(annual meeting)については
おおむね学会が開催される日時が,開催日の1年くらい前には決まっていて
演題募集は,開催日の6~10ヵ月前に開始されることが多いです.

ですから,自分が参加したい学会の開催日時,演題募集の締切日は,チェックしておきましょう.

演題については,ほとんどの学会でWebからの登録になります.
英語のタイトル,抄録(abstract),演者の名前,所属,連絡先はほぼ必須事項です.
可能であれば,エントリーしようと考えている学会について,過去の抄録を持っている先輩を探し,それを参考に作るのが近道!

さらに,最初必ず戸惑うのが
Disclosure(情報開示),Conflict of Interest(利益相反)
わかりやすく言えば
今回の医学発表に影響を与える可能性のあるものについては情報公開しましょう.
というものです.
もし,ある企業からの寄付金を得て,研究がなされたとすると,その企業の不利になるデータを公表しないのでは?
といったバイアスを,きちんと公開する必要があるのですね.
(特にアメリカでは,重要らしい...お国柄ですね)
ここも,最初はわからない事が多いと思うので,どのように書いたらよいか,先輩に聞いてみましょう.

そして,演題が採択されたら,いよいよ学会参加に向けた具体的な準備にとりかかります.

1)飛行機の予約
もちろんJTBやHISにお任せ!というのが一般的ですね.
僕自身は,以前もブログで紹介した
Skyscanner
で飛行機を予約します.
所属病院から,旅費がでる場合,旅行代理店の発行する領収書(明細書)が必要になることがあるので,手続きを行う前に,事務系の方に必要な提出物を確認しておけば,ベターです.
最初の国際学会は,旅行代理店の方にお願いするのが良い気がしますね.

参考:滞在ホテルをハブにして,ヨーロッパの国を複数訪問する

2)ホテルの予約
もちろん,学会のHPでおすすめのホテルをとるのも良いです.
他の方法として
旅行代理店(JTBやHISなど)にお願いする方法

個人的におすすめなのは
Hotels.com

Expedia
といったサイトを利用して,自分で予約してしまう方法.
(日本でいうところの,じゃらん,一休.com)
ホテルの予約のみ行うこともできますし,事前にクレジットカードで支払うこともできます.
前払いするタイプの方が,お値段がすこしディスカウントされているようです.

3)発表スライド(E-poster)
E-posterという発表が結構あります.
学会会場に,PCのモニターが10〜30個ほど設置されていて,そのモニターを興味のある参加者が,自分の好きな時間にみる.という発表スタイル.

紙のポスターを貼ると,たくさんのスペースが必要ですが,PCのモニターを設置するだけなら,スペースがあまり必要ないので,海外では結構良くみかけます.

エントリーの仕方は,事前にスライド(パワーポイント)を学会HPからアップロードするだけ(締め切りがあるので注意を).
一部の発表は,現地で口演するよう指示がありますが,ほとんどの場合,アップロードするだけで,現地では特に何もしなくてOK.
(現地で何もしなくて良いのは,嬉しいような,悲しいような...)
E-posterで,現地で口演する必要があるか,無いかは,学会からのメールや,HPに公開されている情報を,事前に必ずチェックしておきましょう.

4)参加登録
海外学会では,early registrationしておくと,現地で参加費を支払うよりかなりディスカウントされることがほとんど.
early registrationについては,たいてい,何度もメールでアナウンスがあります.
(お金早めに払ってね!ってこと)
学会運営サイドとしては,参加費は重要な資金源なので,事前にクレジットカードで支払ってもらえたら,大変ありがたい.
ということでしょうね.
early registrationは,学会のHPから行います.
事前に参加登録をした場合は,必ず,支払いを証明するページをプリントして,学会会場に持って行きましょう(iPadがあれば,スクリーンショットでもOK).
時々,事前の支払いが有るか無いかで,現地でもめることがあります.
支払いを証明する書類をみせたら勝ちですが,
これが無いと,英語でバトルするはめに(笑).
学会によっては,事前に受講する教育研修口演なども,購入できます.
その他,welcome dinnerなどの登録もしておきましょう.

持っていくもの
1)パスポート★★★★★
有効期限切れに注意!
2)名刺(name card)★★★★★
英語バージョンを持っていない人は,この際作っておきましょう.
最近では,webで2000円くらいから簡単に作れちゃいます.
参考:海外バージョンの名刺 テンプレート
3)スライドの読み原稿★★★
4)PC★★★
5)コンセントのアダプター★★★★
日本のコンセントは,アダプターつけないと,海外では使えないよ.
参考:シスプラ
6)クレジットカード★★★★★
クレジットカードは,パスポートと同様,個人を保証するものとして,海外では超重要
ホテル宿泊の際も,クレジットカードの番号を聞かれることがほとんど.
普段は現金派の人も,海外に行くときは,最低1枚は持って行きましょう.
僕は,MasterとVISAを1枚ずつ持っていきます.
7)Citibankカード★★★
個人的なおすすめ.
持参のクレジットカードでキャッシングしたり,日本円を両替して現地通貨をゲットしても,もちろん良いのですが,Citibankカードは,日本で日本円を預けて,海外で現地通貨として引き落とせるすぐれもの.
インターネットバンキングに対応してるのもありがたいです.
僕は必ず持参してますね.
8)海外保険★★★★★
可能性は低いものの,現地で病気になる可能性もあるので,必ず加入しています.
最近では,スマートフォンで,出発直前に加入する事も可能.
そして,意外と便利なのが,現地のサポートデスク.
病気以外のトラブルにも対応してくれる可能性あり.
(以前ドイツに留学した時に,空港でノートPCを紛失.一番役にたったのが,現地のJTBデスクの方の親切な対応でした.)

現地についたら
1)受付
こんな感じ.
参加費の支払い(事前に支払っている場合は,支払い不要)をすませると,
抄録やネームカードをもらえます.
その他,welcome dinnerのクーポンなども.
受付にきれいなお姉さんがいると,それだけで,モチベーションもあがるものです.
学会のネームカードは,参加の領収書として,帰国後に事務の方に提出する必要がでてくる可能性があるので,捨てないように注意.
(飛行機の搭乗券も捨てずにもって帰りましょう)

2)welcome dinner (welcome reception)
学会主催者が,学会開催日の前日の夕方に開催するもの.
立食形式で,簡単なおつまみとワインが出る
というスタイルもあれば,
結構本格的な生演奏や食事がでることもあります.

現地で,日本人ばかりで固まっていたらもったいないので,
ぜひ,色々な国籍の人に話しかけてみましょう.
話が盛り上がったら,名刺を交換したり,いっしょに写真をとったりしておけば,後から良い思い出になりますね.
気軽に話しかけた人が,翌日特別講演してたりすると,ちょっとあせりますが(笑)

3)口演
学会の規模によって,会場の大きさはほんと色々.
気絶しそうになるくらい大きな会場から,会議室程度のことまで様々です.

参考:無事プレゼンテーション終了しました

4)メインのディナー
日本の学会と同様,立食形式の事もあれば,着席でフルコースのディナーがでることもあります.
参考:ISSLS dinner

その他
学会の読み原稿を用意すべきか?
最初の国際学会であれば,もちろんYes.
でも,発表前に,丸暗記するくらい,何回も何回も,実際に声をだして読んでおきましょう.
丸暗記することで,質問を受けた時にも,フレーズが口から出やすくなります.
一番してはいけないのが,
「原稿を作ったから安心して,一度も読まずに参加するパターン」
ただでさえ日本人の発表はききとりにくいのに,おまけに,つまるは,カタカナ発音だわ.となると,聞くに耐えない内容に...
参考:海外で英語の発表をする時に注意したいこと


もちろん,学会によって,詳細は異なるので,必ず学会HPの情報はチェックしましょう.
本記事は,2013.1.1現在のものであり,私の主観が多く含まれています.