2010年7月3日土曜日

メール処理を簡単にする

おはようございます!
ブラジル負けちゃいました。
前半は完全にブラジルのペースでしたね。
前半に2点とれていたら、余裕のブラジルでした。
後半1-2になった時点で、冷静さを欠いてしまったのが敗因でしょうか。
ワールドカップ何が起こるかわかりません。

それはさておき、「毎日たくさんメール届くなあ」と悩んでいる人も多いのではないでしょうか?
読みたいメールだけでなくスパムメールの処理とか大変ですよね

先日、ほりえもん著書を読んで、すごく勉強になりました。
六本木ヒルズの社長時代から現在まで、大量のメールを処理する方法について紹介してます。




ほりえもんもすすめるのが、Gmailです。
2年ほど前から僕も、Hotmailに届いたメールをGmailに転送するようにしています。


Gmailの良さが、まずスパムメールを処理する能力。
Hotmailのboxには届いていても、転送先のGmailでは、ブロックしていることが多いです。

あと、外出先のPCやiPhoneで読めるのもいいです。
容量も大きいので、メールが削除される心配もありません。

スパムメールを処理してくれるGmailですが、ほりえもんの本に、もっと便利な機能について紹介されてました。

明らかなスパムメールなら、迷惑メールに登録してしまえばOK。
でも、迷惑メールに入れるのはためらわれる。けどほとんど読まないメールもあります。

あまり読まないメールとして、
「以前登録した引越しサイトからのメール」
「以前購入した、PCの広告メール」など。
一度メール登録した会社から届くメールは、年々増えて、うんざりですね。


そこで、こういったメールが届いたら、「メールの自動振り分け設定」を使います。
メールの自動振り分け設定で、これらのメールを、「あまり読まないメール(自分で好きな名前つけれます)」に自動的に放り込むようにしておきます。

そうすると、メールが消えるわけではなく、普段使用しているメールボックスから、あまり読まないメールボックスに自動的に放り込まれます。

消えたわけではないので、必要なら見ることもできますし、検索で見つけることもできます。

そして、これも最近知ったのですが、読んだメールを削除せずに、「アーカイブ」するといいみたいです。
アーカイブというのは、メールボックスからいったん見えなくする機能ですが、削除とは違い、必要に応じて表示することができる機能です。

消すとなると勇気が要りますが、いったん表示画面から見えなくなるけど、必要なら後でみれる。という安心感がいいですね。もちろん検索で、後から探すこともできます。

うーん。Gmail便利とは聞いていたけど、まだまだ知らない機能がたくさんあるなあ。
本当は、一度本を買って勉強するといいんでしょうね。

メールにかかわる時間って、1年単位で考えるとすごく多い時間です。
ここを、ストレスフリーにすると、1日の生活が楽しくなりそうですね。